EVENT MANAGEMENT

Cara membuat acara/event & menyusun kepanitiaan

Organisasi apapun yg ada skarang ini tidak akan lepas dari yang namanya event, untuk mengaplikasikan programnya...jadi untuk hasil maksimal ada baiknya kita juga belajar sebuah management event.

Kita bagi menjadi 3 bagian besar pembicaraan, yaitu:                        

1. Tahap persiapan

2. Tahap pelaksanaan

3. Tahap pasca pelaksanaa

1. Tahap persiapan

Pendahuluan

Hal yang paling penting sebelumnya adalah anda harus mempersiapkan semuanya jauh-jauh hari. 4-5 atau 2-3 bulan sebelum hari H baik.

Hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membentuk panitia inti. Panitia inti terdiri dari koordinator utama, sekretaris dan bendahara. Tentunya anda akan membutuhkan pembimbing di situ.

Selanjutnya, buatlah proposal kampus / sekolah tujuannya agar terlebih dulu kampus  setuju dengan program anda. Proposal ini nantinya dapat digunakan sebagai bagaian awal proposal sponsor. Jadi tidak perlu kerja 2 kali dalam bagian yang sama.

Proposal tersebut berisi :

1. Latar belakang

2. Nama acara

3. Tema (sementara, bisa diganti setelahnya)

4. waktu acara

5. Tujuan

6. Manfaat

7. Sasaran

8. Kepanitaan inti dan seksi yang dibutuhkan

9. Konsep acara (draft kasar)

10. Anggaran kasar

11. Penutup

Ketika anda sudah mendapat persetujuan dari Universitas, anda akan mendapat dukungan yang kuat. Langkah anda akan semakin mudah, karena Kampus mendukung anda.nek kampus ga mendukung di bakar ajah,hahahah ( becanda )

Langkah kedua, dari panitia tersebut, bentuklah seksi acara terlebih dahulu beserta anggotanya.. Alasannya sederhana, konsep acara dibutuhkan sebagai gambaran seluruh kegiatan nantinya. Dengan demikian kerja dari seksi lain akan menyesuaikan konsep acara.

Setelah konsep acara selesai, baru bentuklah semua seksi yang lain. Yang dibutuhkan adalah seksi publikasi, seksi humas, seksi Kesehatan, seksi dekorasi, seksi Mrketing), seksi keamanan, seksi perlengkapan, seksi konsumsi, seksi dokumentasi, Helper, dll.

Cara memilih/menyeleksi kepanitiaan

Menurut kacamata saya, cara memilih kepanitiaan yang terbaik adalah dengan membuka pendaftaran kepanitiaan . Alasannya adalah dengan demikian, anda paling tidak meminimalisir unsur keterpaksaan dan paling tidak menunjukkan adanya kemauan untuk terlibat (komitmen).

Tentukanlah kuota setiap seksi. Jangan terlalu banyak jangan terlalu sedikit. Sesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya pada seksi Marketting ( pencari sponsor)anda akan membutuhkan banyak orang begitu pula dengan publikasi, namun tidak dengan konsumsi, dokumentasi

, koordinator utama / project Leader dan seksi acara berkewajiban memberi gambaran acara dan job description masing-masing seksi

Job description keseluruhan

Secara umum dalam Event, job description masing-masing seksi adalah sebagai berikut:

1. Koordinator utama/ketua panatia

Job Description:

    Bertanggung jawab pada seluruh kegiatan kepanitiaan

    Memantau perkembangan seluruh seksi

    Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang berlarut-larut

    Menjadi sosok inspirator dan motivator bagi yang lain

    Mengamati segala hal yang tidak terduga (mamahami segala hal yang terjadi dalam kepanitiaan)

Kebanyakan orang beranggapan bahwa menjadi koordinator utama hanya menyuruh-nyuruh, “nyangkem” saja. Namun sebenarnya tidak, posisi koordinator haruslah menjadi sosok yang berwibawa dan berkomitmen

2. Sekretaris

Job Description:

    Mengetik proposal sponsor

    Mencatat hasil rapat koordinasi

    Mengurus surat-menyurat

    Mengetik LPJ

Tugas sekretaris seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan surat-menyurat,  administratif, dll.

3. Bendahara

Job Description:

    Memegang seluruh keuangan acara

    Memegang seluruh bukti pengeluaran

Tugas bendahara seperti pada umumnya, yaitu mengurusi segala hal yang berkaitan dengan keuangan.

4. Seksi acara

Job Description:

    Membuat Konsep acara & rundown Acara

    Mengatur Jadwal Pentas

    Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi

    Menentukan job description seksi secara lebih rinci

    Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.

    Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/ artis

Seksi acara menjadi seksi yang sangat vital. Di mana semua job description secara terperinci akan muncul di sini..

Seksi acara juga harus melihat perkembangan seluruh Seksi. Tujuannya agar konsep yang ada terus dituju dan dimengerti oleh semua seksi. Hal ini mengantisipasi adanya seksi yang keluar jalur dari job description.

5. Seksi publikasi

Job Description:

    Menentukan kemungkinan media publikasi yang ada misalnya poster, leaflet, tiket, dll) yaitu media on site dan meida out site. Tentukan mana yang perlu dipasang sebelum acara dan yang dipasang pada acara berlangsung.

    Berkoordinasilah dengan seksi Marketting mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb

    Berkoordinasilah dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite

    Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor

    Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan

    Menentukan lokasi publikasi misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota apa kabupaten ato luar negeri yo sak karempmu .

    Buatlah surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertentu, tempat-tempat berijin lainnya. Berkoordinasilah dengan sekretaris.

    Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket

    Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.

    Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi dana usaha, dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak

    Memasang seluruh media publikasi

6. Seksi Humas

Job Description:

    Mendampingi artis (setiap anggota humas paling tidak menjadi 1 koordinator dari satu grup artis) terutama bintang tamu (sebagai pemandu , dll)

    Berkoordinasi dengann pihak keamanan terkait ijin kepolisian

    dengan pihak acara berkait dengan transportasi artis dan pendampingan artis

    Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.

    Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara

    Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin

    Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi artis

7. Seksi Marketing

Job Description:

    Menguasai seluruh bagian proposal sponsor

    Membuat presentasi

    Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan

    Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan

    Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak

    Berkoordinasi dengan seksi acara berkait dengan mngkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.

Beberapa hal penting yang pelu diingat:

    Pakailah pakaian yang sopan

    Yakinkan sponsor lebih pada keuntungan sponsor

    Jangan bersikap meminta/mengemis

    Jangan mendesak apalagi soal waktu

    Mencari 5 sponsor kecil lebih mudah daripada mencari 1 sponsor besar

    Carilah koneksi dekat.

8. Seksi dekorasi

    Menentukan dekorasi panggung

    Menentukan dekorasi acara

    Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi publikasi dan seksi perlengkapan.

9. Seksi keamanan

Job desciption:

    Menentukan area parkiran

    Membuat izin parkir. Berkoordinasi dengan sekretaris dan humas.

    Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara

    Menghadirkan pihak polisi ( tapi biasane mereka cma teko njaluk duit karo rokok,,cengengas cengenges trus bali). Trus Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas.

    Membuat pos penggeledahan pada jalan masuk.portir (ko diperukan )

10. Seksi perlengkapan

Job desciption:

    Berkoordianasi dengan seksi acara untuk jadwal bintang tamu sspeutar panggung, alat, dll

    Berkoordinasi dengan persewaan panggung (kalau dibutuhkan)

    Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman

    Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan kontrak di area

    Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.

Seksi perlengkapan membutuhkan stamina yang kuat, karena akan banyak tenaga yang terkuras. Bisa dibilang ini, adalah seksi dengan pekerjaan kasar, karena urusannya dengan pergudangan, angkut-angkut barang.

11. Seksi konsumsi

Job Description:

    Berkoordinasi dengan sponsor makanan (kalo ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis

    Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.sb biasane klo ndak di sediakan mesti wis njaluk sak durunge,,

    Menghandle segala macam urusan stand makanan, minuman kalau hal itu diadalakan.

Yang perlu menjadi catatan dalam seksi konsumsi adalah jagan sampai makanan terlambat,

12. Seksi dokumentasi

Job Description:

    Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara

    Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor

    Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video (bisa berkoordinasi dengan tim kreatif untuk editing nek ono..)

Dalam seksi, yang biasanya terlewat adalah tidak mendokumentasikan kontrapresatsi sponsor. Ini penting karena akan digunakan sebagai bukti komitmen pihak panitia terhadap pihak sponsor melalui LPJ yang akan dibuat nantinya.( tugas kalian Bis event )

13. Seksi kesehatan

Job Description:

    Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di beberapa titik lokasi

    Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi

    Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit, ambulans, dll)

Ingettt  Jangan sekal-sekali menempatkan orang yang tidak tahu mengenai pengobatan sb akan fatal akibatnya

14. Helper (optional)

Job Description:

    Membantu seluruh seksi yang lain apapun itu

Hal yang perlu diperhatikan :

1. Hal pertama yang dilakukan masing-masing seksi adalah membuat draft pengeluaran masing-masing seksi sebagai proses pembuatan anggaran final ( budgeting ) pada proposal

2. Buatlah proposal sponsor secepatnya

3. Berkoordinasilah setiap minggu minimal 2 kali

4. Koordinasi terakhir adalah hari H-1, segala sesuatu harus dibereskan hari itu juga

5. Jangan sampai ada hal sekecil apapun yang belum terpikirkan

6. Bekerjalah tanpa terlalu memandang batas seksi, ketika anda punya waktu luang, salinglah menawarkan bantuan kepada seksi lain.

7. Materi desain dalam publikasi bisa dibuat oleh siapa saja, tidak terbatas oleh seksi dekorasi, ataupun seksi publikasi tapi ko sudah ada design grafisnya itu ebih bagus. Mungkin pembentukan tim kreatif juga hal yang baik sebagai solusi. Tempatkan orang-orang yang mengerti komunikasi secara audio maupun visual yang baik.

8. Apabila acara berlagsung pada musim hujan, gunakan pawang (apabila anda percaya dibutuhkan spiritualis seperti itu tapi nek aku ga percaya musrik masalahe…paling nek bawa pwang ngumpet2 ben ra konangan..hahahh)

Tahap pelaksanan

Hal-hal yang perlu diperhatikan

Yakinkan diri anda masing-masing acara akan berjalan lancar dan sukses seperti yang diharapkan.

Lihat kembali apa yang kurang melalui koordinasi akhir hari H-1 dan hari H dalam semua job decription seksi

Bagilah tugas kembali terutama pada seksi yang sudah tidak bekerja pada hari H misalnya seksi publikasi, Marketing, dll. Pecahlah seksi tersebut pada keamanan, Kesehatan, dll.

Usahakan setiap orang membawa alat komunikasi, terutama koordinator. (usahakan HandyTalkie). Ko pake hape..rodo boros..

Awasi potensi-potensi rusuh, mintalah bantuan polisi untuk hal ini,ko ga bodyguard kita harus siap

Jangan sampai acara melebihi izin acara yang telah dikeluarkan

Jaga kondisi,

Beri petunjuk tempat WC Umum

Perhatikan terhadap faktor-faktor X yang lain.

Tahap pasca pelaksanaan

Tahap ini menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah keorganisasian.

Pada tahap ini ada 3 hal yang perlu dilakukan:

Bersih-bersih

Yang penting di sini adalah:

    Sebelum digunakan bersih maka selesai bersih

    Amankan seluruh property yang disediakan.

2. Evaluasi Akhir

Tujuan dari evaluasi adalah melihat kembali apa yang sudah dialami, dilalui, ditempuh secara bersama-sama dengan tujuan mencari kekurangan, kelebihan yang ada sehingga menjadi pelajaran yang berharga untuk kedepannya.

Evaluasi ada 2 macam, yaitu:

1. Evaluasi diri/Refleksi pribadi

2. Evaluasi besar/bersama/kelompok/tim

    Berikanlah “applause” untuk semua orang dalam kepanitaan sebagai ungkapan kegembiraan atas segala hal yang anda dan teman-teman peroleh.

“Pengalaman adalah guru dalam kehidupan masa depan

Dan jangan menyerah “ kata dhe Pasiv “ Berkerjaah seperti Osama bin laden, dan berjihad untuk Musik -      Kata “ Ibey Stevan Al siraijh ( Mahmoud Syahbaz )

3.Laporan Pertanggungjawaban

Jangan anggap remeh LPJ ini, kalau anda tidak percaya cobalah anda membuat sebuah event, anda kemudian tidak membuat LPJ, pada event selanjutnya mintalah sponsorship pada perusahaan/company/yayasan yang sama. Mereka tidak akan percaya dengan kepanitiaan anda

Bagaimana membuat LPJ?                                 

1. Kumpulkan seluruh kepanitiaan per seksi

2. Dalam setiap seksi, mintalah mereka untuk merinci sedetail mungkin keuangan yang telah digunakan dalam seksi itu, dan mintalah mereka membuat deskripsi/point-point tentang apa saja yang telah mereka lakukan selama dalam seksi. Lampirkan bon/nota/kwitansi sebagai bukti.

3. Kumpulkan seluruh laporan setiap seksi.

4. Berkumpulah panitia inti dengan seluruh koordinator masing-masing seksi

5. Buatlah rekap dalam bentuk LPJ

LPJ akhir berisi:

Deskripsi garis besar hasil acara

Deskripsi kerja masing-masing seksi

Pengeluaran dan pendapatan keseluruhan

Bukti pengeluaran

Foto-foto kontraprestasi

Ucapan terima kasih

6. Anda bisa membuat LPJ yang berbeda pada setiap sponsorship

Misalnya:

Dengan menambahkan bagian pengeluaran khusus dari uang/barang yang telah diberikan sponsor tertentu.

7. Jilidlah laporan itu sehingga layak untuk diberikan oleh pihak sponsor

8. Anda bisa memvariasi sendiri segalanya.

Secara garis besar, seperti itulah cara merancang sebuah Event

Lebih tepatnya sebenarnya semua acara mempunyai proses yang mirip seperti di atas, anda bisa menggunakannya untuk membuat acara yang lain..

Carilah terus sesuatu yang baru.

Masa lalu adalah pengalaman, sekarang adalah perjuangan, hari depan adalah lebih baik.